A punto de desaparecer: ¿Por qué el mail está cada vez más en desuso?

Harto de que los mails sirvieran para culpar a otros, agotado de rastrear adjuntos en capas geológicas de conversaciones, y ante el cálculo de que entre los mensajes recibidos por sus 76.000 empleados sólo un 10 por ciento era útil y un 18 por ciento era spam, en 2011 el CEO de la empresa de tecnología Atom decidió tomar una medida drástica: prohibió mandar mails dentro de la empresa.

La reducción fue paulatina y hoy el caso Atom -que reportó en los años siguientes un crecimiento de sus ganancias y una reducción de sus gastos administrativos- es el primero de una tendencia imparable: el mail, como alguna vez el télex y el fax, está en peligro de extinción, por lo menos como mecanismo de comunicación interna.

La comunidad creativa lo acusa de ser una pésima herramienta para trabajar en equipo. Los adolescentes simplemente lo abandonan. En 2010, una encuesta nacional de Unicef les preguntó a los jóvenes qué actividades realizaban en la Web. "Mandar o recibir correos electrónicos" figuró en séptimo lugar, con un 25 por ciento de menciones. Cuando repitieron la encuesta en 2013, los mails no fueron mencionados.

Entre los adultos crece la conciencia de que dedicamos mucho tiempo a los mails sin que resulten productivos. Un estudio de la consultora McKinsey mostró, en 2012, que el mundo corporativo dedica el 30 por ciento del tiempo a administrar mails y 20 por ciento a buscar información o personas dentro de la organización para resolver tareas. Esto está cambiando por varios motivos: el crecimiento de las redes sociales, la conexión permanente vía celular y la proliferación de equipos de trabajo horizontales y dispersos.

Los mails no funcionan bien en ese contexto. En un post en la red social Medium, el emprendedor Thomas Knoll explicó todas las cosas en las que el correo electrónico falla: es malo para hacer preguntas porque genera una cultura de pasarle la pelota a otro y que los proyectos se detengan; es malo para enviar adjuntos porque se terminan generando distintas versiones de lo mismo y es difícil encontrar la correcta, y es malo para compartir información porque es difícil volver a encontrar los datos.

El creativo de la agencia Circus Francisco Crescimbeni dedicó un post de su blog a los mails donde dice: "1. Siempre te van a llegar más mails de máquinas que de personas. 2. Si al mail que te mandan no lo contestás al toque no lo contestás nunca. 3. Lo difícil no es mandar un mail, lo difícil es escribir el asunto. 4. Viene lo extremadamente relevante, lo importante, lo irrelevante, lo inservible y, por último, las actualizaciones de LinkedIn. 5. No hay spam que por mail no venga".

El mercado de las aplicaciones que buscan reemplazar al mail es uno de los más competitivos del momento. Existen decenas de productos diseñados para celulares, que se sincronizan con las computadoras y emulan la lógica de las redes sociales. Desde Yammer, de Microsoft, o Asana, la aplicación de uno de los fundadores de Facebook, hasta Slack, que nació cuando los productores de un videojuego se cansaron de lidiar con los mails y crearon su propia aplicación.

Kattie Wattie, vocera de este emprendimiento, asegura: "Si todos podemos ver lo que están haciendo los demás, las cosas se vuelven más eficientes: se necesitan menos reuniones y con el tiempo se construye un archivo de conocimiento de la organización que es muy valioso y que los mails suelen ocultar".

Matías Cacciagrano es programador y fundador de Creactivis, una comunidad de tecnología y emprendedorismo para chicos de 10 a 18 años que decidió abandonar el mail: "Nos inundábamos de cadenas infinitas, con información fragmentada, desdoblada y duplicada -recuerda-. Ahora podemos direccionar la energía a lo importante y el resultado es notable: tenemos más tiempo para ser creativos, productivos y participar en forma activa de la discusión. Además, pudimos reducir drásticamente el tiempo en que un nuevo integrante está operativo".

El común denominador de las nuevas aplicaciones es que organizan la conversación alrededor de proyectos o trabajos, no de personas. Uno de los fundadores de Asana, Justin Rosenstein (ex responsable del desarrollo tecnológico del botón "Me gusta" en Facebook), explicó la lógica detrás de las nuevas plataformas en un editorial: "En nuestras vidas privadas, el objetivo es el amor, entendido como la conexión interpersonal auténtica. Eso requiere una red social donde las personas están en el centro. Para nuestra vida laboral, el objetivo es la creación [trabajar juntos para realizar nuestro potencial colectivo] y eso requiere una red laboral, con el trabajo en el centro".

Esta forma de entender el trabajo colectivo no es nueva y encuentra antecedentes en el mundo de los programadores. A Cacciagrano, por ejemplo, le resultó fácil dar el salto. "En Creactivis, se dio de una manera bastante natural porque muchos crecimos usando Internet Relay Chat [IRC]." Se trata de una forma de chat que, a diferencia de la mensajería instantánea tradicional, permite que todos los usuarios que participan de un canal conversen entre sí, aunque no hayan tenido contacto previo. Las nuevas aplicaciones proponen algo similar.

¿Y cómo será la herramienta que nos permita prescindir de los mails? Para Cacciagrano, todavía no se inventó, pero estamos en camino. "Tendría que estar inspirada en el uso que les dan los adolescentes a las herramientas de comunicación: no usan mail, consideran Facebook una red social vieja, no consumen minutos de plan de telefonía móvil y tienen un promedio de 15 grupos de WhatsApp. Están un paso adelante y no me extrañaría que la nueva solución la inventen estudiantes de 16 años cansados de no encontrar herramientas para hacer sus trabajos prácticos."

Por las dudas, Cacciagrano y su equipo trabajan junto con la agencia Grey en un estudio sobre cómo se comunican 100 jóvenes de entre 11 y 17 años. De ahí surgirán nuevas pistas. Seguramente no las manden como adjunto.

Fuente: La Nación